DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM

Edms è sistema di gestione documentale (Document Management System - D.M.S.) e come tale segue tutta la "vita" di un documento all’interno di un’organizzazione, i dati vengono memorizzati in un formato standardizzato e possono essere inseriti, consultati, modificati o eliminati in qualsiasi momento tramite web.
Edms nasce dall’esigenza di  creare e condividere files in formato digitale e ovviare ai consueti problemi di organizzazione, classificazione ed archiviazione di documenti.

Tecnologia
Framework  .NET (1.0 e 1.1)
Interfaccia : XML, HTML
DBMS: Microsoft Sql Server
IIS 6.0

Disegno tecnico
Edms prevede diverse tipologie di utenze. A seconda del ruolo è possibile effettuare determinate operazioni all’interno del sistema.
La politica di accounting utilizzata è quella di e.cube.  Per il D.M.S. sono previsti tre nuovi ruoli di default per il sistema:
“Amministratore del DMS” : è l'utente che può accedere a tutte le funzionalità del DMS.
“Amministratore di Libreria” : è un utente del DMS ed inoltre può gestire le librerie a lui associate;
“Utente D.M.S.” : è un utente semplice

Anche per il D.M.S. è prevista l'organizzazione degli utenti in gruppi.
Il sistema organizza i documenti sia  logicamente  che fisicamente.
I file sono organizzati logicamente secondo la  gerarchia: librerie-cartelle-documenti.
mentre fisicamente sono memorizzati nel file system del server.
Edms consente di  inserire files sia attraverso il protocollo http che ftp (per file di grosse dimensioni).

La Ricerca (full-text o attraverso metadata) rappresenta la funzionalità critica dell’Edms, dunque è stata dedicata particolare attenzione alla scelta del motore di ricerca che meglio si integrasse nel sistema. A tal fine è stata utilizzata la libreria DotLucene che ottimizza le performance spazio – tempo.
Edms utilizza algoritmi strategici per la memorizzazione dei dati in particolare fa uso di maschere per  minimizzare la lunghezza delle stringhe e dei permessi.

Funzioni
• Gestione documenti: Tale insieme di funzionalità consente all’utente finale il data-sharing. Edms supporta l’archiviazione, la modifica e la cancellazione  di documenti di vario formato grazie all’estendibilità.
• Archiviazione dei documenti
Tutti i documenti elettronici devono poter essere archiviati in modo semplice e veloce in modo da renderli disponibili per tutta la durata della vita della azienda, dell'ente, dello studio.
• File sharing
Edms offre un sistema di gestione delle versioni  consentendo ai gruppi di  lavoro la possibilità di  condividere e gestire gli stessi documenti in modo concorrente.
• Motore di ricerca per indici e contenuti del documento: ricerca full-text e attraverso metadata(titolo, autore)
• Versioning: Generazione automatica di una nuova versione ad ogni ad ogni modifica strutturale
• Messaging (per ora via email): Consente lo scambio di messaggi tra utenti Edms; consentendo altresì al sistema di  notificare all’utente gli eventi che lo convolgono.
• Politica di accounting : Politica dei privilegi: All'inserimento di un documento il creatore stabilisce i permessi(lettura, modifica, cancellazione) associandolo ad un utente singolo od a gruppi di utenti

Vantaggi
• Scalabilità dei sistemi
• Controllo degli accessi: diritti di lettura, modifica e cancellazione dei documenti
• Ricerca full text
• Gestione intuitiva del ciclo di vita dei contenuti: creazione, pubblicazione, archiviazione fascicolazione, approvazione, ricerca, visualizzazione
• Accesso immediato alle informazioni
• Ottimizzazione della produttività e dei tempi di accesso alle informazioni.
• Integrazione con database e sistemi aziendali preesistenti
• Eterogeneità applicazioni
• Web based:
-Nessuna installazione sui Client
-Estensione dell’ambito d’uso al di fuori del perimetro aziendale
-Utilizzo su tutti i browser più comuni